¿Cómo clasificar correctamente tus recursos electrónicos y disciplinas en el sistema?
Parámetros del Sistema: administración de recursos importados, asignación de tipo de acceso (suscripción, libre, demostración) y clasificación por disciplinas principales o específicas.
Para administrar los recursos electrónicos importados y segmentar los contenidos por facultades, debes usar la opción Parámetros del sistema, ubicada dentro del Módulo Sistema. Configurar correctamente esta sección es un paso obligatorio, ya que la visualización y exactitud de los datos que verás más adelante en tu Tablero Inteligente dependen directamente de la información que registres aquí. A continuación, te acompañamos en un recorrido paso a paso por la tabla Administrador de los recursos electrónicos importados para que aprendas a clasificar tus contenidos como un experto:
Los campos clave para clasificar tus recursos electrónicos
Al ingresar a la tabla de administración, el sistema te presentará el listado de recursos importados. Para cada uno de ellos, deberás diligenciar detalladamente los siguientes campos estratégicos:
- Verificador Activo o Inactivo (Activa): Sirve para marcar de forma sencilla mediante una casilla si el recurso electrónico se encuentra actualmente activo o inactivo para la comunidad.
- Tipo de acceso: Aquí debes registrar si el recurso es por suscripción, de acceso libre o si se encuentra en un periodo de demostración. Completar este campo es vital, ya que alimentará de forma directa tus estadísticas de Tendencias de Uso.
- Disciplina principal: Te permite seleccionar el área principal de conocimiento que agrupa a los recursos electrónicos de tu biblioteca.
- Disciplina específica: Te ayuda a ir un paso más allá en la segmentación, seleccionando el área de conocimiento específica o la subdisciplina exacta a la que corresponde el recurso.
- Tipo de recurso: En este espacio seleccionas la clase o categoría técnica a la que pertenece el material (por ejemplo, si se trata de una plataforma de libros digitales o de revistas científicas).
- Costo: Aquí registras el monto de la suscripción anual de cada recurso. Esta cifra debe ingresarse en dólares o en otra moneda unificada que maneje la institución.
¿Qué pasa si no llenas estos campos?
Para comprender el valor estratégico de este menú en tu gerencia, mira cómo afecta cada parámetro a los tableros que consultarás más adelante:
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Parámetro que configuras hoy |
Tablero analítico que se alimenta mañana |
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Campo de Costo |
Es indispensable para generar los indicadores del Tablero de Costos (pérdida o retorno de inversión). |
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Tipo de Acceso |
Clasifica tus métricas históricas en el tablero de Tendencias de Uso. |
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Disciplina Principal y Específica |
Segmenta el consumo en el tablero de Disciplinas para ver qué áreas investigan más. |
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Tipo de Recurso |
Divide la actividad en el tablero de Tipo de Recurso (ej. Libros vs. Revistas). |
Nota de uso exclusivo: Al ingresar al Módulo Sistema, notarás otras pestañas llamadas Cambiar conexión y Consultar registros. No te preocupes por ellas; estas opciones, junto con el resto de las tablas del módulo, son de uso exclusivo del equipo técnico de Elogim para garantizar la estabilidad del sistema.
¿Qué hacer si te falta una disciplina o categoría?
Si estás clasificando un nuevo recurso electrónico y notas que en el menú desplegable no aparece la disciplina principal, la disciplina específica o el tipo de recurso exacto que necesitas, no te detengas. Simplemente genera un ticket en nuestra Mesa de ayuda solicitando su creación para que nuestro equipo técnico lo habilite de inmediato en tu entorno.